ماده یک :
درراستای توسعه فعالیت تشکل های مردم نهاد و ارائه خدمات در سطح استان ها و شهرها و روستاهای کشور و همچنین بهره‌مندی از ظرفیت‌های جامعه و تعامل باگروه های هدف ، دستورالعمل نحوه تاسیس شعب ودفاتر نمایندگی تشکل های مردم نهاد به شرح زیر ابلاغ می گردد.
تشکل های مردم نهاد که حداقل 2 سال از تاریخ ثبت آنها سپری شده است ، درصورت داشتن طرح توجیهی و توانمندی مالی و اجرایی جهت توسعه فعالیت در استان ها و شهرستان ها ، می توانند درخواست تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی را به مرجع صدور پروانه فعالیت ارائه کرده و براساس مقررات این دستورالعمل ، موافقت نامه تاسیس شعبه یا دفترنمایندگی را ازهیات نظارت محل فعالیت (استانداری یا فرمانداری ذیربط) دریافت نمایند.
ماده 2 :
محدوده فعالیت تشکل های مردم نهاد اعم از ملی ، استانی و شهرستانی ، صرفا محدود به دفتر مرکزی ، طبق نشانی مندرج در اساسنامه مصوب می باشد و ایجاد دفتر نمایندگی یا شعب و استقرار هرگونه تشکیلات و دفتر ، در خارج از محدوده مذکور ، مستلزم ارائه تقاضانامه کتبی به مرجع صدور پروانه فعالیت و اخذ موافقت نامه براساس مقررات این دستورالعمل می باشد .
تشکل های مردم نهاد می توانند صرفا در محدوده فعالیت مندرج در اساسنامه مصوب یا پروانه فعالیت ، اقدام به تاسیس شعب و دفاتر نمایندگی نمایند .
تعاریف و مفاهیم :
ماده 3 :
1. تشکل های مردم نهاد : شامل موسساتی هستند که به استناد تصویب نامه شماره 27862 /ت 31281 ه مورخ 8/5/84 هیات وزیران ، دارای پروانه فعالیت بوده و به ثبت رسیده اند.
2. مرجع صدور پروانه فعالیت : شامل هیات نظارت کشور ( وزارت کشور) ، هیات نظارت استان ( استانداری ها) و هیات نظارت شهرستان (فرمانداریها) می باشد.
3. تشکل مرکزی : تشکل های مردم نهاد که اقدام به تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی در زیر مجموعه خود می نماید در این دستورالعمل بعنوان "تشکل مرکزی" تلقی می شوند .
4. تصویب نامه هیات وزیران : تصویب نامه شماره 27862 /ت 31281 ه مورخ 8/5/84 هیات وزیران (آئین نامه اجرایی تاسیس و فعالیت سازمانهای غیردولتی) .
5. معرفینامه : شامل نامه ای است که از سوی مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی مبنی بر موافقت و معرفی جهت تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی ، خطاب به استانداری ها ویا فرمانداری ها صادر می شود .
6. موافقت نامه تاسیس شبعه و دفتر نمایندگی (مجوزشعبه و دفتر نمایندگی) : موافقت نامه شامل مجوزی است که از سوی استانداری ها و فرمانداری های سراسر کشور ، جهت تاسیس و آغاز فعالیت شعب و دفاتر نمایندگی ، به شرح فرم پیوست این دستورالعمل صادر می گردد .

ماده 4 : دفتر نمایندگی :
دفتر نمایندگی شامل نهادی است که به نمایندگی از یک تشکل، در یک محدوده جغرافیایی مشخص براساس شاخص های تقسیمات کشوری ، جهت انجام امور مشخص ایجاد می شود و بعنوان وکیل یا کارگزار تشکل مرکزی، عمل می کند .
1. تاسیس دفتر نمایندگی ، بنابه تصمیم هیات مدیره تشکل مرکزی انجام می شود .
2. وظایف و اختیارات دفتر نمایندگی ، محدود به اموری است که به صورت کتبی از سوی تشکل اصلی ابلاغ می شود .
3. دفتر نمایندگی دارای ماهیت سیاست گذاری و تصمیم گیری نبوده و صرفا بعنوان یک نهاد اجرایی عمل می کند . دفتر نمایندگی صرفا مجری طرح ها و برنامه های ابلاغ شده از سوی هیات مدیره تشکل مرکزی است .
4. رئیس دفتر نمایندگی از سوی تشکل اصلی منصوب شده و شرح وظایف و اختیارات وی ، در حکم انتصابی قید می شود . عزل رئیس دفتر نمایندگی در حیطه اختیارات هیات مدیره تشکل مرکزی است.
5. رئیس دفتر نمایندگی ، گزارش عملکرد دفتر نمایندگی را به هیات مدیره تشکل مرکزی ارائه می کند و در مقابل هیات مدیره پاسخگو خواهد بود .
6. نظارت بر فعالیت و عملکرد مالی و اجرایی دفتر نمایندگی ، برعهده هیات مدیره و بازرسین تشکل مرکزی است .
ماده 5 : شعبه :
شعبه نهادی است که از تشکل مرکزی منفک شده و ارائه خدمات و اجرای اساسنامه تشکل در یک محدوده جغرافیایی مشخص براساس شاخص های تقسیمات کشوری را عهده دار می شود . شعبه در چهارچوب اساسنامه مصوب تشکل مرکزی ، مسئول اتخاذ تصمیم و اجرای طرح و برنامه درمحدوده فعالیت شعبه خواهد بود .
1. ایجاد شعبه مستلزم داشتن تعداد 50 نفر عضو تشکل در یک محدوده جغرافیایی مشخص می باشد که برای تاسیس شعبه اعلام آمادگی کرده و اقدامات مربوط به تشکیل شعبه را پیگیری می نمایند.
2. شعب توسط هیات مدیره و یا هیات اجرایی و بازرسینی که توسط اعضای شعبه انتخاب می شوند، اداره خواهد شد. هیات مدیره بعنوان رکن اجرایی شعبه می باشد و نظارت بر فعالیت شعب ، توسط بازرسینی که اعضای شعبه انتخاب می کنند اعمال می شود.
3. هیات مدیره و بازرسین شعب ،گزارش عملکرد خود را در مجمع عمومی سالیانه شعبه ،برای اعضای همان شعبه ارائه می دهند .
4. هیات مدیره شعب می توانند برنامه های تشکل مرکزی را درمحدوده فعالیت شعبه به اجرا گذاشته و همچنین درچهارچوب اساسنامه ، راسا برنامه هایی را تصویب وبه اجرا درآورند .
5. هیات مدیره و بازرسین شعب در مقابل مجمع عمومی تشکل مرکزی پاسخگو خواهند بود و موظف به اجرای مصوبات آن هستند .
ماده 6 :
شعب تشکل های مردم نهاد درارتباط با تشکل مرکزی بر 2 نوع تقسیم بندی می شوند :
• الف : شعبی که در مجامع عمومی تشکل مرکزی، دارای حق رای و حق انتخاب شدن می باشند . دراینگونه تشکل ها ، هرکدام از شعب ، نمایندگانی را جهت شرکت در مجامع عمومی تشکل مرکزی معرفی می نمایند.
• ب : شعبی که درمجامع عمومی تشکل مرکزی ، دارای حق رای نمی باشند .
نوع شعب باید دراساسنامه یا آئین نامه داخلی تشکل مرکزی معین شده و مقررات مربوط به نحوه تعامل و همکاری آنها با تشکل مرکزی ، توسط هیات مدیره تدوین و به تصویب مجمع عمومی تشکل مرکزی برسد.
تبصره : تاسیس شعبه صرفا درخصوص تشکل هایی که دارای ساختار عضوپذیر هستند میسر می باشد و تشکل های هیات امنایی صرفا می توانند درخصوص تاسیس دفتر نمایندگی اقدام کنند.
ماده 7 :
روند صدور موافقت نامه تاسیس و فعالیت شعب و دفتر نمایندگی :
برای تاسیس دفتر نمایندگی و شعبه ، هیات مدیره تشکل مرکزی باید اقدامات زیر را انجام دهد :
1. ارائه درخواست تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی توسط هیات مدیره تشکل مرکزی به مرجع صدور پروانه فعالیت و اخذ معرفی نامه برای استانداری یا فرمانداری محل فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی.
2. ارائه مدارک مورد نیاز شامل تصویر پروانه فعالیت معتبر ، آگهی ثبت اسامی هیات مدیره و بازرسین به تاریخ حداکثر 2 سال اخیر و طرح توجیهی درخصوص ضرورت تاسیس شعبه و دفتر نمایندگی .
3. تشکل های متقاضی باید به تکالیف خود در زمینه ارائه گزارش عملکرد مالی و اجرایی سالیانه و برگزاری مجامع عمومی سالیانه ، در طول 2 سال اخیر اقدام ، نموده باشند.
4. درخصوص موسسات خیریه و حمایتی ، تاسیس شعبه و دفتر نمایندگی ، مستلزم تعیین حسابرس رسمی مستقل، برای ارزیابی بر عملکردمالی و اجرایی تشکل خواهد بود.
ماده8 :
پس از دریافت مدارک مذکور ، مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی موظف است حداکثر ظرف مدت 10 روز، اتخاذ تصمیم نموده و در صورت موافقت ، نسبت به صدور معرفینامه به هیات نظارت ذیربط اقدام نماید.
ماده 9 :
هیات های نظارت استان و شهرستان(استانداری ها و فرمانداری ها) که محدوده فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی درآن واقع شده است ، موظف هستند حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ دریافت معرفی نامه مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی ، به درخواست متقاضیان رسیدگی نموده و درخصوص تشکیل پرونده و اخذ استعلامات اقدام نمایند.
اخذ موافقت هیات های مذکور برای تاسیس شعب و دفاتر نمایندگی کلیه تشکل ها الزامی است و هیات های نظارت موظفند از ادامه فعالیت شعب و دفاتر نمایندگی فاقد مجوز(فاقدموافقت نامه) ، جلوگیری بعمل آورند .
ماده 10 :
برای تاسیس شعب و دفاتر نمایندگی استعلام صلاحیت "سیاسی و امنیتی" و "انتظامی و اخلاقی" و "دادگستری" بشرح زیر صورت می پذیرد . مراجع استعلام شونده موظف هستند حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ استعلام، پاسخ خود را اعلام نمایند ، عدم وصول پاسخ ظرف مدت یک ماه بمنزله موافقت تلقی می شود :
- درخصوص دفاتر نمایندگی ، اخذ استعلامات صرفا در خصوص مسئول دفتر نمایندگی انجام می شود .
- درخصوص شعب ، اخذ استعلامات در خصوص اعضای هیات مدیره ، مدیرعامل و بازرسین شعبه انجام می شود .
ماده 11 :
مدارک لازم برای تشکیل پرونده شعب و دفاتر نمایندگی به شرح زیر است :
• یک نسخه تصویر پروانه فعالیت تشکل مرکزی
• یک نسخه تصویر آگهی تاسیس و ثبت آخرین تغییرات تشکل مرکزی
• معرفینامه مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی
• مصوبه هیات مدیره تشکل مرکزی برای تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی
• تصویر شناسنامه ، کارت ملی و 3 قطعه عکس مسئول دفتر نمایندگی یا هیات مدیره و بازرسین شعب.
ماده 12 :
پس از تاسیس شعبه و یا دفتر نمایندگی ، هیات مدیره تشکل مرکزی موظف است ؛ مشخصات شعب و دفاتر نمایندگی را در اساسنامه تشکل قید نموده و تغییرات اساسنامه را در "اداره ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری" به ثبت برساند.
ماده 13 :
نظارت بر فعالیت و ارزیابی عملکرد شعب و دفاتر نمایندگی :
شعب و دفاتر نمایندگی موظف هستند گزارش عملکرد مالی و اجرایی سالیانه را به هیات نظارت صادر کننده موافقت نامه فعالیت ارائه نمایند . نظارت برفعالیت و ارزیابی عملکرد شعب و دفاتر نمایندگی تشکل های مردم نهاد ، برعهده فرمانداری و استانداری صادرکننده موافقت نامه شعبه و دفتر نمایندگی می باشد .
ماده 14 :
درخصوص شعب و دفاتر نمایندگی "موسسات خیریه و حمایتی" که در خصوص جمع آوری کمک های مردمی فعالیت می نمایند ، کلیه منابع مالی حاصل از فعالیت ، در محل فعالیت شعبه و دفتر نمایندگی، هزینه خواهد شد.
عملکرد مالی اینگونه شعب و دفاترنمایندگی برحسب استانداردهای حسابداری در دفاتر مالی ثبت می شود و خدمات ارائه شده به گروه هدف می بایست در دفاتر مخصوص ، ثبت و نگهداری شود.
ماده 15 :
باعنایت به ماهیت غیرانتفاعی و غیرتجاری تشکل های مردم نهاد ، اخذ هرگونه وجه در ازای واگذاری امتیاز شعبه یا دفتر نمایندگی و همچنین انتقال هرگونه وجه از طریق شعب و دفاتر نمایندگی به تشکل اصلی ممنوع بوده و تخلف از این ماده منجر به ابطال موافقت نامه فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی خواهد شد.
ماده 16 :
دفاتر نمایندگی و شعب دارای اساسنامه مستقل نبوده و کلیه فعالیت های آنها مستند به اساسنامه تشکل اصلی (تشکل مرکزی) انجام می شود .
ماده 17 :
شعب و دفاتر نمایندگی تشکل ها ، نمی توانند در زیرمجموعه خود ، شعبه یا دفتر نمایندگی ایجاد کنند .
ماده 18 :
انحلال شعب و دفاتر نمایندگی به دو شکل انجام خواهد شد :
انحلال اختیاری : انحلال اختیاری دفتر نمایندگی و شعبه ، با تصویب مجمع عمومی تشکل مرکزی امکانپذیر است . درخواست انحلال اختیاری می تواند از سوی دفتر نمایندگی ، شعبه و یا هیات مدیره تشکل مرکزی به مجمع عمومی پیشنهاد شود.
انحلال اجباری : درصورت عدم رعایت قوانین و مقررات جاری کشور و یا عدم رعایت مفاد این دستورالعمل از سوی شعب و دفاتر نمایندگی و یا تشکل مرکزی ، هیات های نظارت می توانند به موضوع رسیدگی نموده و موافقت نامه شعبه یا دفتر نمایندگی را باطل نمایند.
ماده 19 :
دفاتر نمایندگی و شعب ، دارای پروانه فعالیت و شخصیت حقوقی مستقل نمی باشند و دراین رابطه وابسته به تشکل مرکزی خواهند بود . درصورت موافقت با تاسیس شعبه و دفتر نمایندگی ، "موافقت نامه" هیات نظارت استان یا شهرستان ذیربط ، طبق فرم پیوست این دستورالعمل صادر می شود.
ماده20 :
موضوع فعالیت شعب و دفاتر نمایندگی ، مطابق با موضوع فعالیت مندرج در پروانه فعالیت تشکل مرکزی می باشد و عنوان آن در موافقت نامه شعبه یا دفترنمایندگی درج خواهد شد . براین اساس مسئولین دفتر نمایندگی و شعب می بایست از متخصصین و یا ذینفعان مرتبط با موضوع فعالیت تشکل باشند.
ماده 21 :
هیات مدیره تشکلهایی که قصد ایجاد شعبه و دفتر نمایندگی دارند می بایست مقررات مربوط به روند تاسیس و نظارت بر فعالیت شعب و دفاتر نمایندگی را در قالب "دستورالعمل یا آئین نامه داخلی " تنظیم نموده و پس از تصویب مجمع عمومی تشکل به مورد اجرا گذاشته شود.
ماده 22 :
ایجاد شعبه یا دفتر نمایندگی در خارج از کشور ، مستلزم اخذ مجوز از کمیته تخصصی مندرج در ماده 29 تصویب نامه هیات وزیران ، می باشد و علاوه بر شرایط مندرج در ماده 7 این دستورالعمل ، می بایست مدارک زیر به دبیرخانه کمیته مذکور مستقر در وزارت کشور ارائه شود :
- طرح توجیهی جهت فعالیت در خارج از کشور
- طرح توجیهی مبنی بر نحوه تامین منابع مالی و اجرایی موردنیاز برای فعالیت در خارج از کشور
- مشخص نمودن گروه هدف و مخاطبین در خارج از کشور
- مشخصات مسئول دفتر نمایندگی یا شعبه .
ماده 23 :
ایجاد شعبه یا دفتر نمایندگی توسط سازمان های مردم نهاد خارجی (NGOs خارجی ) در کشور ایران ، مستلزم اخذ مجوز از کمیته تخصصی مندرج در ماده 29 تصویب نامه هیات وزیران ، می باشد . شناسایی NGOs خارجی و صدور مجوز بر اساس شرایط و مدارک ذیل می باشد :
الف – سازمان در یکی از کشورهای جهان رسما به ثبت رسیده و دارای ماهیت غیردولتی ، غیرانتفاعی ، غیرسیاسی و عام المنفعه باشد .
ب – داشتن اساسنامه و آگهی ثبت (به 2 زبان فارسی و انگلیسی) ، به تائید وزارت خارجه جمهوری اسلامی ایران
ج – عدم مغایرت اهداف و فعالیت ها با قوانین و مقررات جمهوری اسلامی ایران .
د – ارائه پروژه و طرح توجیهی جهت فعالیت در کشور ایران .
ه – یک نسخه گزارش عملکرد و سوابق فعالیتهای موسسه .
تبصره : ثبت شخصیت حقوقی شعب و دفاتر نمایندگی موسسات مشمول این ماده ، براساس قوانین و مقررات جاری کشور انجام خواهد شد.
ماده 24 :

کلیه تشکل های مردم نهاد که قبل از تصویب این دستورالعمل ، دارای شعبه یا دفتر نمایندگی بوده و تاکنون نسبت به اخذ مجوز(موافقت نامه) از هیات نظارت محل فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی اقدام ننموده اند ، می بایست حداکثر ظرف مدت6 ماه ، به دبیرخانه هیات نظارت ذیربط مستقر در استانداری یا فرمانداری محل فعالیت شعبه یا دفتر نمایندگی مراجعه کرده و طبق مقررات این دستوالعمل ، درخصوص دریافت موافقت نامه شعبه یا دفتر نمایندگی اقدام نمایند.
ماده 25 :
این دستورالعمل مشتمل بر تعداد 25 ماده ، 2 تبصره و یک پیوست ( نمونه موافقت نامه تاسیس و فعالیت دفتر نمایندگی و شعب تشکل های مردم نهاد) در جلسه مورخ 22/8/1395 "هیات نظارت کشور" به تصویب رسید و برای کلیه تشکل های مردم نهاد و هیات های نظارت لازم الاجراست.
رئیس هیات نظارت کشور



موافقت نامه تاسیس و فعالیت دفتر نمایندگی و شعب تشکل های مردم نهاد

باعنایت به درخواست موسسه ......................................................................................... به شماره ثبت........................................ ، مبنی بر تاسیس شعبه / دفتر نمایندگی موسسه مذکور در شهرستان / استان .................................................................. و معرفی نامه شماره ............................................................. مورخ .............................................................................. وزارت کشور/استانداری ، موضوع در جلسه شماره .................................... .مورخ ............................... هیات نظارت استان / شهرستان ....................................................................................................... مطرح و با فعالیت شعبه / دفترنمایندگی مذکور موافقت گردید.
مدت اعتبار این موافقت نامه از تاریخ صدور به مدت یک سال می باشد و موضوع فعالیت شعبه / دفترنمایندگی در موضوع ...................................................................................................................................... متمرکز خواهد بود.

مشخصات هیات مدیره شعبه / یا/ رئیس دفتر نمایندگی : ...........................................................................................................................................................
نشانی شعبه / دفتر نمایندگی : ...........................................................................................................................................................


رئیس هیات نظارت استان/شهرستان
امضا – مهر